Digitalizzare non significa eliminare la carta ma proteggere l’attenzione
La vera trasformazione digitale degli studi di amministrazione condominiale
Si parla di software, di cloud, di firme elettroniche, di archivi digitali e di intelligenza artificiale, quasi che l’innovazione coincida semplicemente con la sostituzione della carta da parte di un computer.
È una rappresentazione comprensibile, ma profondamente riduttiva.
Negli ultimi vent’anni gli studi professionali hanno progressivamente abbandonato gran parte della documentazione cartacea, adottando sistemi sempre più evoluti per la gestione elettronica dei documenti. Eppure, nonostante questa trasformazione, molti amministratori continuano ad avere la sensazione di vivere giornate caratterizzate da continue interruzioni, informazioni difficili da recuperare e attività che sembrano rincorrersi senza soluzione di continuità.
Questo fenomeno ci porta a una prima considerazione: forse il problema non è mai stato la carta.
La carta era semplicemente il supporto sul quale venivano annotate le informazioni. Eliminarla ha certamente migliorato alcuni aspetti organizzativi, ma non ha modificato la natura del lavoro dell’amministratore di condominio, che continua a essere fondato sulla gestione simultanea di una quantità crescente di dati, richieste, adempimenti e relazioni.
La trasformazione digitale, pertanto, non dovrebbe essere valutata in funzione del numero di documenti archiviati in formato elettronico, bensì della capacità di rendere le informazioni realmente disponibili nel momento in cui servono, senza costringere il professionista a interrompere continuamente il proprio lavoro.
Il vero patrimonio di uno studio professionale non sono i documenti, ma l'attenzione
Osservando il lavoro quotidiano di uno studio di amministrazione emerge un aspetto che raramente viene preso in considerazione.
Le attività realmente complesse non sono poi così numerose. Predisporre un bilancio, organizzare un’assemblea o affrontare una controversia richiedono certamente competenza ed esperienza, ma rappresentano soltanto una parte dell’attività professionale.
Gran parte della giornata è invece occupata da una successione pressoché continua di operazioni apparentemente banali: recuperare una fattura, verificare un DURC, controllare un pagamento, rispondere a una richiesta di chiarimento, consultare una visura catastale, pubblicare un documento sul sito condominiale o verificare la posizione di un fornitore.
Nessuna di queste attività, presa singolarmente, rappresenta una difficoltà.
Il problema nasce dalla loro continua alternanza.
Ogni interruzione costringe il professionista ad abbandonare temporaneamente il ragionamento che stava sviluppando, per dedicare attenzione a un’esigenza diversa. Una volta conclusa, occorre riprendere il filo del lavoro precedente, ricostruendo mentalmente il contesto operativo.
È proprio questo continuo passaggio da un’attività all’altra che determina la sensazione di lavorare molto senza riuscire, talvolta, a percepire un reale avanzamento delle attività più importanti.
La vera risorsa consumata durante la giornata non è quindi il tempo.
È l’attenzione.
Ed è probabilmente questa la risorsa più difficile da recuperare.
La tecnologia non dovrebbe sostituire il professionista. Dovrebbe proteggerne la concentrazione.
Per molti anni il software gestionale è stato concepito come uno strumento destinato principalmente ad automatizzare operazioni contabili o amministrative. Si è cercato di ridurre il numero di clic necessari per eseguire una determinata funzione, oppure di accelerare alcune procedure operative.
Sono obiettivi certamente importanti, ma oggi non più sufficienti.
La vera sfida consiste nel costruire sistemi capaci di ridurre il numero di decisioni ripetitive che il professionista è costretto ad assumere durante la giornata.
Ogni volta che un software richiede di cercare un documento già disponibile, reinserire informazioni già conosciute o controllare manualmente dati che potrebbero essere verificati automaticamente, non sta semplicemente facendo perdere qualche minuto.
Sta chiedendo al professionista di utilizzare una parte della propria attenzione per svolgere un’attività che non produce alcun valore aggiunto.
La tecnologia dovrebbe perseguire l’obiettivo opposto: eliminare tutto ciò che può essere svolto automaticamente, affinché l’esperienza dell’amministratore venga riservata esclusivamente alle decisioni che richiedono realmente competenza, responsabilità e capacità di giudizio.